Dalam dunia event, keberhasilan sebuah acara tidak hanya ditentukan oleh konsep yang menarik atau peralatan yang canggih, tetapi juga oleh koordinasi yang baik antar seluruh tim. Salah satu langkah penting yang sering diabaikan namun sangat krusial adalah proses briefing sebelum acara dimulai. Brief yang jelas dan terstruktur menjadi kunci agar seluruh tim memahami peran, alur, dan ekspektasi dalam penyelenggaraan acara.
Artikel ini akan membahas mengapa briefing sangat penting, elemen yang harus disampaikan dalam brief, serta tips untuk menyampaikannya secara efektif.
Mengapa Briefing Itu Penting?
Sebuah acara melibatkan banyak pihak: tim produksi, MC, pengisi acara, teknisi sound system, lighting, dokumentasi, hingga bagian keamanan. Tanpa komunikasi yang jelas, potensi terjadinya miskomunikasi sangat tinggi. Akibatnya, acara bisa mengalami keterlambatan, kekacauan teknis, atau bahkan kegagalan dalam menyampaikan pesan ke audiens.
Briefing membantu untuk:
- Menyamakan persepsi dan tujuan acara
- Menjelaskan alur dan susunan acara secara rinci
- Memberikan pembagian tugas yang jelas
- Mencegah kesalahan teknis di lapangan
- Meningkatkan kepercayaan dan kesiapan seluruh tim
Elemen yang Harus Disampaikan dalam Brief
Agar briefing efektif dan efisien, ada beberapa poin penting yang wajib disampaikan:
- Tujuan dan Konsep Acara
Seluruh tim perlu memahami inti dari acara yang akan diselenggarakan. Apakah acara ini bersifat formal, santai, promosi, atau hiburan? Pemahaman ini akan membantu setiap bagian bekerja dengan pendekatan yang sesuai.
- Rundown Acara
Rundown atau susunan acara adalah panduan utama jalannya acara. Sampaikan jam mulai dan selesai setiap segmen, siapa yang terlibat, dan apa yang dibutuhkan di tiap bagian.
- Tugas dan Tanggung Jawab
Jelaskan siapa melakukan apa. Misalnya, siapa yang mengatur lighting saat penampilan musik, siapa yang bertugas mengatur mic saat sesi tanya jawab, dan siapa yang bertugas sebagai koordinator lapangan.
- Teknis dan Peralatan
Pastikan semua tim teknis tahu kapan peralatan dinyalakan, kapan pergantian scene dilakukan, bagaimana backup jika terjadi gangguan, serta jalur komunikasi yang digunakan di lapangan.
- Skema Komunikasi
Sampaikan cara koordinasi saat acara berlangsung. Apakah menggunakan handy talky, grup WhatsApp, atau isyarat khusus. Pastikan semua pihak tahu siapa yang menjadi koordinator utama.
- Antisipasi Masalah
Bahas kemungkinan kendala dan solusi cepatnya, seperti pemadaman listrik, keterlambatan pengisi acara, atau cuaca buruk (untuk acara outdoor).
Tips Melakukan Briefing yang Efektif
Agar briefing tidak membosankan dan tetap efektif, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
Gunakan Visual Pendukung
Gunakan layar proyektor atau print out rundown untuk memudahkan pemahaman. Jika memungkinkan, berikan peta lokasi atau denah posisi tim.
Lakukan H-1 atau Beberapa Jam Sebelum Acara
Waktu terbaik untuk briefing adalah saat tim sudah berada di lokasi acara. Jika perlu, lakukan dua kali: satu briefing besar di H-1 dan briefing teknis singkat sebelum acara dimulai.
Libatkan Semua Pihak
Pastikan seluruh pihak yang terlibat hadir dalam briefing. Bila ada vendor eksternal, seperti penyedia LED, lighting, atau MC, libatkan mereka dalam sesi agar tidak ada miskomunikasi.
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Padat
Hindari penjelasan yang terlalu panjang dan teknis. Sampaikan poin penting dengan bahasa yang mudah dipahami dan langsung ke intinya.
Buat Ruang untuk Tanya Jawab
Berikan waktu bagi peserta briefing untuk bertanya atau mengonfirmasi tugasnya. Ini penting untuk memastikan semua pihak paham peran dan tanggung jawabnya.
Briefing bukan sekadar rutinitas menjelang acara, melainkan fondasi koordinasi yang memastikan semua berjalan lancar. Dengan brief yang jelas, padat, dan tepat sasaran, seluruh tim dapat bekerja dengan tenang, terarah, dan profesional. Ini akan berdampak langsung pada kesuksesan acara secara keseluruhan—baik dari segi teknis maupun kepuasan tamu yang hadir.
Jadi, jika Anda ingin acara Anda berjalan mulus tanpa hambatan, jangan pernah lewatkan sesi briefing yang matang dan menyeluruh.
0 Comments